Większość naszego dnia spędzamy w pracy. Jednocześnie często poświęcamy własny komfort i rzadko myślimy o tym, jak wpływa na nas otaczająca nas przestrzeń. Jeśli wydaje ci się, że nic nie robisz i grzęźniesz z masą obowiązków, być może problemem jest nieuporządkowana przestrzeń wokół ciebie?
Pozbądź się nadmiaru
Zanim zaczniesz reorganizować swoje miejsce pracy, musisz wyrzucić wszystko, co niepotrzebne. Nawet jeśli jesteś bardziej produktywny przy nieoczyszczonym biurku, pozbycie się tego, co jest bezużyteczne, nie zaszkodzi. Dotyczy to wszystkiego: dokumentów roboczych, materiałów biurowych i wszelkich innych rzeczy. Schowaj to, co nie pomaga w pracy. Wykonuj porządki co kilka miesięcy i regularnie utrzymuj biurko w czystości. Wybierz najdogodniejszy dla siebie harmonogram (np. 15 minut na koniec każdego dnia roboczego lub godzinę w piątek) i trzymaj się go - łatwiej będzie utrzymać porządek, a dokumenty i papiery nie będą gromadzić się na stole. Aby łatwiej pozbyć się niepotrzebnych rzeczy, zawsze trzymaj kosz na śmieci obok stołu. Pomocne jest również przetarcie stołu ściereczką antybakteryjną na koniec dnia.
Zajmij się papierami i dokumentami
Papiery są głównym źródłem bałaganu. I chociaż współpracujemy z nimi coraz rzadziej, nie ma firm, które całkowicie przeszły na elektroniczne zarządzanie dokumentami. Aby ułatwić obsługę przepływu, możesz mieć na stole dwa foldery, w zależności od liczby dokumentów, z którymi masz do czynienia. W pierwszej musisz mieć nowe dokumenty: wnioski o podpis, nieotwarte listy i tym podobne. W drugiej dokumenty, które obejrzałeś i którymi musisz się później zająć. W przypadku dokumentów, którymi nie musisz się teraz zajmować, ale które nadal musisz mieć przy sobie, lepiej mieć określony system przechowywania. Nie muszą to być foldery: jeśli nie masz dużo miejsca na biurku, możesz spróbować powiesić na ścianie specjalne tace (na przykład do przechowywania gazet). Małe notatki i przypomnienia można zawiesić na specjalnej siatce zamiast nudnej tablicy korkowej. Szczególnie ważne dokumenty można zeskanować, a kopię przechowywać na komputerze.
Rozważ system etykiet - być może wystarczy, że po prostu oznaczysz foldery, lub może być przydatne ich pokolorowanie, aby szybciej znaleźć to, czego potrzebujesz. Składając papiery, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę ich potrzebujesz i czy będziesz się do nich odwoływać w przyszłości - większość tego, co przechowujemy „na wszelki wypadek”, nie wykorzystujemy później. Staraj się nie mieć folderu „Inne” lub „Różne” - najprawdopodobniej z czasem zapomnisz, co dokładnie tam jest.
Używaj pudełek i innych narzędzi do przechowywania
Po uporządkowaniu dokumentów zwróć uwagę na inne przedmioty na biurku. Warto złożyć do osobnego pudełka lub pojemnika to, czego nie używasz często: na przykład kod kreskowy, kalkulator czy taśma. Pudła, foldery i pojemniki do przechowywania są niedrogie, ale pozwolą znacznie efektywniej wykorzystać przestrzeń do pracy - zarówno w biurze, jak i w domu. Wybierz trwałe, które posłużą przez długi czas - i pamiętaj, aby pomyśleć o systemie etykietowania.
Utrzymuj przewody w porządku
Aby pulpit wyglądał czysto, należy ukryć przewody i przedłużacze: możesz kupić specjalny pojemnik lub spróbować zrobić go sam - z pudełka po butach. Jeśli nie masz dużo miejsca i nie ma gdzie schować przewodów, należy przynajmniej ostrożnie je związać, aby nie przeszkadzały.
Sortuj pliki na swoim komputerze
Kolejnym ważnym punktem w organizowaniu obszaru roboczego jest sortowanie plików na komputerze. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, poświęć godzinę lub dwie na uporządkowanie dokumentów. Podobnie jak w przypadku zwykłych papierów, bardzo pomaga tutaj systematyzacja i wygodne dla ciebie etykiety. Jeśli często musisz pracować z różnymi wersjami tego samego dokumentu, warto pomyśleć o systemie nazewnictwa, który będzie zrozumiały dla wszystkich. Dodatkowo w nazwie każdej nowej wersji można dodać datę oraz w razie potrzeby godzinę - dzięki temu łatwo będzie zrozumieć, kiedy dokonano ostatnich zmian i porównać wersje.
